Existem alguns passos rápidos para iniciar a gestão de telefonia de usa empresa, os quais permitem que te tenha o controle efetivo do que está sendo usado e cobrado em sua conta telefônica. Os primeiros passos são os seguintes:

1- Tenha um inventário atualizado das linhas e serviços contratados:
É muito comum ver planos corporativos onde o gestor não sabe exatamente quantas linhas possui e o que tem contratado. Geralmente a contratação foi feita no passado e por algum motivo segue assim e sem acompanhamento. Manter um controle regular desse inventário vai facilitar e ajudar a fazer ajustes periódicos sem gastar muito tempo para isso.

2- Acompanhe se os pacotes contratados de voz e dados estão adequados ao uso:
Conhecer o perfil de uso dos colaboradores pode ajudar a reduzir custos. Muitas vezes os pacotes de voz e de dados são contratados sem saber no detalhe o que vai ser consumido. Mas com o monitoramento do perfil de uso de cada linha é possível manter esses pacotes mais adequados com a realidade, sem desperdícios.

3- Saiba se há linhas/chips inativos ou sem uso com pacotes atrelados:
Há várias situações onde uma quantidade de linhas reserva é necessária, mas também há casos em que o gestor nem sabe quantos são estes chips e se já possuem pacotes ativados sem usar, gerando custo desnecessário.

4- Use ferramentas certas para obter as informações com precisão economizando tempo:
Já existem no mercado ferramentas de análise e gestão de faturas telefônicas, que a partir do arquivo da fatura telefônica extraem em poucos minutos essas e outras informações, sendo também possível fazer rateio por área ou centro de custos, pacotes compartilhados e muito mais. Além disso muitas fazem auditoria dos valores cobrados para identificar erros de cobrança e então você poderá contestar junto à operadora com conhecimento preciso dos erros.

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